Lohnt sich ein Büro-Abo für Kaffee? Das sind die Vorteile!

Ein Büro ohne lückenlose Versorgung mit Kaffee – wie soll das funktionieren?! Damit du und deine Kollegen immer ihr Bestes geben können, kommen unsere Kaffeebohnen für Vollautomaten ganz automatisch zu dir ins Unternehmen. Ein Coffeeness Büro-Abo für Kaffee

• Stellt sicher, dass immer Kaffee da ist – ohne, dass sich jemand kümmern muss
• Spart Kosten durch exklusive Abo-Rabatte
• Bietet konstante Kaffeequalität aus handwerklicher Röstung
• Bedient jeden Kaffeegeschmack dank schokoladig-freundlicher Aromen
• Zeigt Kunden und Besuchern, dass dein Unternehmen auf Details achtet
• Unterstreicht das Unternehmensbekenntnis zu nachhaltigen und fairen Produkten

Warum steigert guter Kaffee im Büro die Mitarbeiterzufriedenheit?

Kaffee ist das Getränk am Arbeitsplatz. Immer mehr Studien belegen die Vorteile von gutem Kaffee für den Büroalltag. Neben den Wachmacher-Effekten für die Konzentration und Aufmerksamkeit sind vor allem psychologische Effekte wichtig:

Kaffee spielt eine wichtige soziale Rolle. In der Kaffeepause können Kollegen entspannen, miteinander ins Gespräch kommen, Beziehungen stärken und neue Ideen aushecken. Wer (gemeinsam) Kaffee trinkt, kann Probleme aus anderen Perspektiven betrachten und Lösungen finden, auf die sonst vielleicht niemand gekommen wäre.

Kaffeegenuss im Büro macht sich also in jedem Unternehmen bezahlt. Und zwar am besten als gratis Benefit für die Mitarbeiter. Wer als Arbeitgeber konstant für kostenlosen, hochwertigen Kaffee-Nachschub sorgt,

• Fördert die Pausenkultur und das soziale Miteinander unter Kollegen
• Schafft eine mitarbeiterfreundliche Arbeitsumgebung
• Lädt den Arbeitstag positiv auf und erhöht die Mitarbeiterbindung
• Macht Wertschätzung zum Teil der Unternehmenskultur
• Signalisiert Verständnis für die Herausforderungen der Arbeit
• Verbessert die Arbeitsatmosphäre und Motivation

Kaffeeverbrauch im Büro: So behältst du die Kaffeekosten im Griff

Willst du Kaffee aus dem Vollautomaten als Incentive anbieten, musst du dir Gedanken über die Gesamtkosten machen – vor allem, wenn du sowohl bei der Kaffeemaschine als auch bei den Kaffeebohnen auf Qualität achten willst.

Mit gestiegenen Nebenkosten und einem explodierten Kaffeepreis an den Börsen wird es immer wichtiger, deinen Kaffeeverbrauch genau zu kalkulieren und eine realistische Kosten-Nutzen-Rechnung aufzustellen. Auf der anderen Seite stehen steuerliche Aspekte, über die sich deine Budgetplanung besonders freut. Unser Kostenrechner zeigt dir die wichtigsten Faktoren für eine transparente Kalkulation und eine realistische Kostencheckliste.

Wie berechne ich den Kaffeeverbrauch im Büro?

Anders als in der Gastronomie oder Hotellerie kannst du den monatlichen Kaffeeverbrauch im Büro relativ genau kalkulieren. Dafür brauchst du nur die Mitarbeiteranzahl, eine ungefähre Schätzung zum täglichen Kaffeeverbrauch und unsere zweistufige Berechnungsformel:

1) Anzahl Mitarbeiter x (Anzahl Tassen Kaffee pro Tag / Mitarbeiter) x Anzahl Arbeitstage pro Monat = Tassenverbrauch pro Monat

2) Tassenverbrauch pro Monat x Gramm Kaffeepulver pro Tasse = Kaffeeverbrauch pro Monat

Addiere zum Ergebnis einen großzügigen Puffer für Besucher, Kunden oder Gäste – je nach Publikumsverkehr in deinem Büro.

Auch wenn du kein grammgenaues Ergebnis erhalten wirst, kannst du schon mit dieser Berechnung festlegen, wie eng dein Kaffee-Abo fürs Büro getaktet sein sollte und welche Menge pro Lieferung sinnvoll ist.

Berechnungsbeispiel
Tassenverbrauch (TV) in Büro mit 10 Kollegen (M), 20 Arbeitstage pro Monat (AT), 4 Tassen pro Mitarbeiter (TM):

1) 10 M x 4 TM x 20 AT = 800 TV

2) 800 TV x 7g = 56 kg Kaffee pro Monat (plus Gästepuffer)

Wichtig: Bei der Berechnung der Kaffeemenge pro Tasse spielt sowohl der Vollautomatentyp als auch die Einstellung der Kaffeestärke eine Rolle. Je höher die Kaffeestärke eingestellt ist, desto mehr Kaffeepulver wird pro Tasse verwendet. Unser Rechenbeispiel folgt den Durchschnittswerten aus unserem Kaffeevollautomaten Test 2025 für die Einstellung normal.

Hast du den individuellen Tassenverbrauch im Büro ermittelt, leitest du daraus das sinnvollste Lieferintervall und die benötigte Kaffeemenge für dein Coffeeness Büro-Abo ab. Für unser Praxisbeispiel empfehlen wir etwa ein Lieferintervall von 3 Wochen mit je 48 kg. Denn es gilt:

Lieferintervall und Lieferintervall solltest du so auswählen, dass die Kaffeebohnen für Vollautomaten stets die beste Genussreife haben und ihr Aroma nicht durch eine zu lange Lagerung verlieren.

Kaffee im Büro von der Steuer absetzen: Worauf muss ich achten?

Kaffee im Büro ist nicht nur ein Incentive für Mitarbeiter, sondern auch gut für deine Bilanz. Denn Latte, Cappuccino, Espresso und Co. kannst du steuerlich geltend machen. Wie immer im Steuerrecht gelten allerdings Bedingungen.

Rechtlicher Hinweis: Wir bieten dir grundlegende Tipps, die keine Steuerberatung ersetzen. Wie du deinen Kaffee tatsächlich buchen und absetzen kannst, fragst du am besten die wahren Experten.

• Ist der Kaffee für Mitarbeiter generell gratis, kannst du alle zusammenhängenden Kosten zu 100% als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen. Dazu gehören auch Verbrauchsmaterialien wie Milch, Zucker etc.
• Servierst du Kaffee im Bürofür Kunden, Gäste oder Besucher im Zusammenhang mit einem Verkauf oder einer Vertragsverhandlung, ist dies eine „höfliche Geste“ und zählt ebenso zu 100% bei Betriebsausgaben.
• Ist der Kaffee Teil eines betriebsinternen Festes oder wird im Restaurant bestellt, gilt dies als Bewirtung und kann nur zu 70% unter Bewirtungskosten verbucht werden.

Buchungs-Tipp: Den Kaffeevollautomaten kannst du ebenso von der Steuer absetzen. Je nach Nettokaufpreis oder Leasingkosten kannst du ihn im Jahr der Anschaffung als geringwertiges Wirtschaftsgut vollständig oder über mehrere Jahre laut Afa-Tabelle abschreiben. Mehr Praxistipps dazu findest du auf Coffeeness im Beitrag zur Kaffeevollautomat-Abschreibung.

Alternativ kannst du den Betriebsaufwand für Kaffee im Büro senken, wenn deine Mitarbeiter eine Kostenpauschale für die Kaffeeversorgung zahlen. Allerdings solltest du genau kalkulieren, wie hoch der Beitrag sein sollte. Hole dazu Mitarbeiter-Feedback ein und erstelle eine transparente Kosten-Checkliste, die jeder einsehen kann.

Was macht guten Kaffee fürs Büro aus?

Jeder Mitarbeiter ist anders. Auch in Sachen Kaffee-Vorlieben. Unmöglich, hier den perfekten Bohnen-Kompromiss zu finden? Im Gegenteil!

Entscheidest du dich für hochwertigen Specialty Coffee, kannst du mit der Auswahl der Herkunft, der Bohnensorte und des Röstprofils für alle ins Schwarze treffen. Anders als Supermarktkaffee sagen dir handwerkliche Röstungen aus transparenten Quellen nämlich schon vor dem Kauf, worauf du dich in der Tasse freuen kannst.

Unsere Kaffeebohnen für Vollautomaten treffen den Querschnitt, ohne Durchschnitt zu sein. Als perfekter Kaffee fürs Büro setzen sie auf die richtigen Parameter, um allen Kollegen zu schmecken:

• Kaffee aus Brasilien: Das größte Kaffeeland der Welt steht für süße, schokoladige Kaffeesorten mit wenig Säure.
• Ökologischer Anbau: Schonend zur Umwelt, Sorgfalt für die Pflanze – all das sorgt für mehr Geschmack in jeder Kaffeekirsche.
• Handwerkliche Röstung: Wird Kaffee bei niedrigen Temperaturen langsam geröstet, entfaltet er die gewünschten Aromen und umgeht übermäßige Bitterstoffe oder Säuren.
• Mittleres Röstprofil: Nicht zu hell, nicht zu dunkel – und daher ideal für den Vollautomaten. Auch bei falschen Einstellungen erhältst du ein schönes Geschmacksprofil.
• Für schwarzen Kaffee und alles mit Milch: Solo zeigt unser Kaffee fürs Büro ein schokoladig-nussiges Gesicht, mit Milch kommen Karamell- und Dessertnoten noch stärker zum Tragen.
• Frisch auf Bestellung geröstet: Unser Partner backyard coffee röstet nach Nachfrage, nicht fürs Lagerregal. So garantieren wir, dass dein Kaffee stets in bester Qualität und mit maximalem Aroma bei dir ankommt.
• Keine Zwischenhändler, keine Umwege: Unser Direct Trade Kaffee steht für eine schlanke Lieferkette und eine lückenlose Qualitätskontrolle vom Rohkaffee bis zur fertigen Abo-Lieferung. Du hast Fragen? Wir stehen dir jederzeit Rede und Antwort und legen alle Quellen offen. Diese Infos kannst du auch gern für dein Employer Marketing nutzen. Sprich uns einfach an.

Mehr als nur Kaffee: Zubehör für die Kaffeeküche im Büro

Damit in der Kaffeeküche alles reibungslos funktioniert, bietet dir Coffeeness mehr als nur hervorragenden Kaffee fürs Büro. Auch das Zubehör ist übrigens steuerlich absetzbar. Hol dir dazu im Zweifelsfall einen Hinweis vom Buchhalter oder Steuerberater.

• Kaffeegläser: Doppelwandig, r0bust und haltbar – der richtige Rahmen, um leckeren Kaffee stilvoll zu präsentieren.
• Kaffeetassen: Der Klassiker im beliebten Coffeeness-Design. Die nächste Besprechung mit Kaffee kann kommen!
• Kaffeesirup: Brandneu und nach unseren hohen Qualitätskriterien ausgesucht. Verpasst jedem Schluck Kaffee eine individuelle Note.
• Reiniger & Entkalker: Büro-Kaffeevollautomaten benötigen extra viel Pflege. Mit unseren abgestimmten Reinigern sorgst du für eine hygienisch einwandfreie Kaffeeküche.

Du hast Fragen zu unserem Büro-Abo oder möchtest mehr über unsere Kaffeesorten, unsere Herstellung oder unseren Röstmeister erfahren? Das Coffeeness Shop-Team ist gern für dich da. Nimm einfach Kontakt auf.